Wat ik met je gegevens doe

Wie verwerkt je gegevens

De organisatoren van Halloween Boardgame Night, een vrijwilligersinitiatief in Lebbeke, in samenwerking met Buurtatelier LAB. We zijn met drie. Heb je een vraag of wil je iets laten aanpassen of wissen, mail dan naar de Poortwachter.

Wat ik verzamel

Alleen wat je zelf invult in het inschrijfformulier:

• je naam
• je e-mailadres, van de eerste persoon van de groep, van de anderen alleen als ze dat zelf willen
• welk spelletje je kiest en met hoeveel personen je komt
• je antwoorden op de bijvragen van dat spelletje: je leeftijdscategorie, hoeveel ervaring je hebt, en waar je zin in hebt
• het tijdstip van je inschrijving en een intern kenmerk

Meer niet. Geen adres, geen telefoonnummer, geen geboortedatum.

Waarom ik dat vraag

Om de avond te kunnen organiseren, en om niets anders.

• Je naam en het aantal personen gebruik ik om de tafels in te delen en om te weten hoeveel plaatsen er nog vrij zijn.
• Je e-mailadres gebruik ik om je het startuur en de praktische informatie door te sturen, en om je te verwittigen als er iets wijzigt. Je krijgt geen nieuwsbrief en geen reclame.
• Je ervaring en je voorkeuren gebruiken de spelbegeleiders om de groep goed samen te stellen en om je een personage of een uitleg te geven die past.
• Je leeftijdscategorie gebruik ik om te weten of een tafel uit volwassenen, tieners of een mengeling bestaat. Dat bepaalt de sfeer en de thema's.

De juridische grondslag is je toestemming, die je geeft door het formulier te versturen, samen met de uitvoering van je inschrijving.

Waar het terechtkomt

Je inschrijving gaat van de website naar een beveiligde spreadsheet in Google Drive, en er vertrekt een bericht naar het mailadres van de organisatie. Daarvoor gebruiken we drie diensten:

• Vercel voor de website zelf. Zij houden korte tijd technische gegevens bij van elk bezoek, zoals je IP-adres en het tijdstip. Dat gebeurt bij elke website en is nodig om ze te laten werken en te beveiligen.
• Google Workspace voor de spreadsheet en de mails.
• Beide zijn Amerikaanse bedrijven. Je gegevens kunnen dus buiten de Europese Unie verwerkt worden, onder de standaardafspraken die daarvoor bestaan.

Verder deel ik niets met niemand. Je gegevens worden niet verkocht, niet verhuurd en niet gebruikt voor reclame.

Wie het te zien krijgt

De drie organisatoren, en de spelbegeleider van het spelletje waarvoor jij je inschrijft. Die laatste ziet alleen wat hij nodig heeft om zijn tafel voor te bereiden.

Hoe lang ik het bijhou

Tot uiterlijk 31 december 2026. Daarna wordt de lijst verwijderd. Wil je er eerder af, dan volstaat een mail en haal ik je er meteen uit.

Cookies

Deze website zet geen cookies en houdt niets bij in je browser. Er staat wel een meetsysteem klaar (Google Tag Manager), maar daar zit op dit moment niets in dat gegevens verzamelt. Komt dat er ooit wel in, dan verschijnt er eerst een venster dat je toestemming vraagt, en wordt deze pagina aangepast.

Kinderen

Kinderen zijn welkom, maar wel samen met een volwassene. Ben je jonger dan zestien, laat je ouder of voogd dan het formulier invullen of er minstens bij zijn.

Als er iets verandert

Dan pas ik deze pagina aan en zet ik de datum bovenaan bij. Verandert er iets belangrijks aan wat we met je gegevens doen, dan krijg je daar een mail over.

Je rechten

Je mag altijd vragen om je gegevens in te zien, te laten verbeteren of te laten wissen, en je mag je toestemming intrekken. Eén mail volstaat en er wordt niets van je gevraagd in ruil. Ik antwoord binnen de maand, meestal veel sneller.

Mail de Poortwachter

Vind je dat we niet correct met je gegevens omgaan, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit in Brussel.